Mit diesem Dokument möchten wir, die Bayer Austria Ges.m.b.H., 1160 Wien, Herbststraße 6-10 (nachstehend „uns“, „unsere“ oder „wir“), Sie gemäß Art 13 und 14 DSGVO als Verantwortlicher darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten und/oder jene Ihrer Mitarbeiter, mit denen wir in Kontakt stehen, bei uns gehandhabt werden.
Wenn im Folgenden nicht anderweitig angegeben, liegt die rechtliche Grundlage für die Handhabung Ihrer personenbezogenen Daten im Vorliegen einer entsprechenden Einwilligung, in der Erfüllung eines Vertragsverhältnisses, in der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder in der Verfolgung unseres berechtigten Interesses insbesondere zur Förderung unserer Produkte und Leistungen begründet:
a. Kundenbeziehungsmanagement
Wir arbeiten mit Systemen für das Kundenbeziehungsmanagement, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten und/oder jene Ihrer Mitarbeiter, mit denen wir in Kontakt stehen, verarbeiten:
• „Kontaktinformationen und Stammdaten“: Zu dieser Kategorie von personenbezogenen Daten gehören Titel, Name, Adresse, Telefon-/Fax-/Handynummer, E-Mail-Adresse, andere Informationen für die Online-Kontaktaufnahme, Kontodaten, Beruf/Position/Funktion, Spital/Praxis, ggfs. Arztnummer und - falls für Veranstaltungsregistrierungen/Reisebuchungen erforderlich - Geburtsdatum.
• „Informationen zur Geschäftsbeziehung/Kundenhistorie“: Wenn Sie Produkte bei uns kaufen oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen oder wenn wir Sie mit Dienstleistungen (zB Vortrags- oder Beratungsleistungen beauftragen), speichern wir diese Kundenhistorie und Bestelldaten (inkl. damit zusammenhängender Informationen, wie zB Verträge, Purchase Orders, Zahlungskonditionen, Rechnungen, Rabatte, Retouren und Reklamationen). Wir verwenden diese Informationen, um unseren buchhalterischen Verpflichtungen nachzukommen, um Ihre Interessen besser zu verstehen und Sie über unsere Produkte und Dienstleistungen, die Sie interessieren könnten, zu informieren. Darüber hinaus dokumentieren und analysieren wir unsere individuellen Kontakte mit Ihnen, um Ihre Erfahrungen mit unseren Produkten und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Dies kann die mit Ihnen besprochenen Themen und Ihr Interesse daran einschließen.
• „Informationen zur Zusammenarbeit mit Kunden“: Um die Zusammenarbeit mit Ihnen effektiv zu gestalten und die erfolgreiche Marktentwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen zu unterstützen, versuchen wir zu verstehen, welche wissenschaftlichen/medizinischen Themen Sie besonders interessieren. Es kann daher sein, dass wir in unseren Systemen Ihre medizinische Ausbildung bzw. Spezialisierung, Ihre wissenschaftlichen Aktivitäten (wie zB die Veröffentlichung wissenschaftlicher Artikel oder die Teilnahme an Forschungsprojekten und Fachkongressen/Fortbildungen), Ihre fachliche Meinung/Erfahrung zu bestimmten Themen/Indikationen, besondere Interessen, Ihre fachlichen/beruflichen Verbindungen zu anderen Angehörigen der Fachkreise oder Institutionen und/oder weitere Daten in Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit (zB demographische Daten zum Umfeld Ihres Tätigkeitsorts) sowie Informationen über Ihre Nutzung verschiedener Marketingkanäle (zB Post, E-Mail oder Telefon) vermerken; dasselbe gilt für die Verwendung unserer Produkte und Ihrem Interesse daran.
• „Informationen über abgegebene Muster bzw. Materialien/Produkte und über medizinische bzw. qualitätsbezogene Anfragen/Meldungen“: Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtung in Bezug auf Musterabgaben werden allfällige Abgaben an Sie in unseren Systemen erfasst. Gegebenenfalls wird dort auch der Bezug von Materialien (Folder, Broschüren, Produktinformationen etc.) sowie von Produkten und die Beantwortung Ihrer Anfragen (zB für medizinisch-wissenschaftliche Informationen) bzw. Meldungen (zB im Zusammenhang mit der Qualität unserer Produkte) vermerkt.
• „Informationen zu Kongressen und sonstigen Veranstaltungen“: Zum Zweck der Durchführung und Abwicklung der mit Ihnen allenfalls vereinbarten Veranstaltungsteilnahmen werden die von Ihnen angegebenen Daten von uns verarbeitet und - ausschließlich im für die Buchung und Registrierung erforderlichen Umfang - an ein von uns beauftragtes/ausgewähltes Reisebüro/Hotel, ein von uns ausgewähltes Transportmittelunternehmen bzw. – wenn erforderlich - an den (Kongress-)Veranstalter (innerhalb und außerhalb der EU) weitergegeben.
Derartige Informationen basieren entweder auf Ihren eigenen Angaben, einer Einschätzung unserer Mitarbeiter aufgrund persönlicher Kontakte mit Ihnen (zB Vertriebsmitarbeiter/Kundendienst, Veranstaltungen, digitale Plattformen), auf öffentlich verfügbaren Quellen (zB Webseiten) oder dem Informationserhalt von Dritten, wie insbes. Marktforschungsagenturen oder Datenanbietern bzw. Adresshändlern. Wir verwenden diese Daten, um unsere Ihnen angebotenen sowie weitere verwandte Produkte und Leistungen aus unserem Sortiment zu fördern, Ihnen dringende medizinische/pharmazeutische Informationen über unsere, von Ihnen ver- bzw. angewendeten oder ähnliche Produkte und Leistungen bereitzustellen, um ein konzernweites Verzeichnis von potentiellen Geschäftspartnern zu führen, um Sie bei Bedarf für künftige Kooperationen anzusprechen oder Sie zu beauftragen, um allfällige Einladungen zu Veranstaltungen zu dokumentieren, um Ihre allfällige Teilnahme an (wissenschaftlichen/klinischen) Studien zu koordinieren, um Sie für Ihre Leistungen zu bezahlen oder Ihnen Ihre Ausgaben zurückzuerstatten, um unseren buchhalterischen Verpflichtungen nachzukommen sowie für die sonstigen in diesen Datenschutzinformationen genannten Zwecke.
b. Marktforschungsprojekte
Wir arbeiten mit unabhängigen Marktforschungsinstituten zusammen, welche in unserem Auftrag Marktforschungsstudien mit Fokus auf unsere wissenschaftlichen Interessen und unsere Produkte und Leistungen durchführen. Um diese Erhebungen durchzuführen, geben wir Ihre Kontaktdaten ggfs. an sorgfältig ausgewählte Marktforschungsagenturen weiter.
c. Bereitstellung von medizinischen/pharmazeutischen bzw. Marketingmitteilungen
Auf Basis Ihrer gesonderten, freiwilligen Einwilligung verwenden wir Ihre Kontaktinformationen, um Ihnen über E-Mail oder andere elektronische Kommunikationsmethoden (zB Fax, Textnachrichten, Nachrichten über soziale Netzwerke, Instant Messaging, Chats auf Webseiten oder Remote Detailing einschließlich Kundendienst auf Abruf) – sofern diese zwischen Ihnen und Bayer genutzt werden – sowie telefonisch direkt medizinische/pharmazeutische Informationen und Marketinginformationen über unsere, von Ihnen ver- bzw. angewendeten Produkte und Leistungen sowie über verwandte Produkte und Leistungen (einschließlich Vorschläge zu Produkten und Dienstleistungen aus unserem Produktangebot) und über Veranstaltungen bereitzustellen sowie um Sie für Marktforschung wie Zufriedenheitsumfragen und Studien/Erhebungen zu unseren Produkten und Leistungen zu kontaktieren. Dies kann die Anzeige von auf Ihre Interessen zugeschnittener benutzerdefinierter Werbung auf unseren oder anderen Webseiten und in Apps umfassen. Für medizinische/pharmazeutische bzw. Marketingmitteilungen, die über E-Mail oder andere elektronische Kommunikationsmethoden („elektronische medizinische/pharmazeutische bzw. Marketingmitteilungen“) sowie Telefon übermittelt werden, werden wir vorab Ihre Einwilligung einholen, wenn eine solche Einwilligung noch nicht vorliegen sollte.
d. Analyse, wie Sie unsere elektronischen medizinischen/pharmazeutischen bzw. Marketingmitteilungen nutzen
Damit wir unsere elektronischen medizinischen/pharmazeutischen bzw. Marketingmitteilungen an Ihre Anforderungen und Vorlieben anpassen können, Ihre Einwilligung natürlich vorausgesetzt, analysieren wir bzw. von uns beauftrage Leistungsanbieter (siehe 2.a.), wie Sie diese Mitteilungen nutzen. Dazu gehört zB, ob Sie unsere Mitteilungen geöffnet haben und auf welche Weise Sie diese genutzt haben (zB auf welche Links Sie geklickt haben).
e. Transparenz
Wie Ihnen bekannt ist, müssen wir gemäß unserer Industrievorgaben allfällige geldwerte Leistungen an Sie im Zusammenhang mit Veranstaltungen (Tagungs- oder Teilnahmegebühren, Reise- und Übernachtungskosten) sowie Dienstleistungs- und Beratungshonorare, wenn diese mit rezeptpflichtigen Humanarzneimitteln im Zusammenhang stehen, auf einer öffentlich zugänglichen Website veröffentlichen. Sofern Sie einer solchen Veröffentlichung schriftlich zugestimmt haben, werden die geldwerten Leistungen/Honorare auf individueller Basis unter Angabe Ihres Namens und ihrer Adresse veröffentlicht. Falls keine Zustimmung von Ihnen vorliegt, werden die geldwerten Leistungen/Honorare ohne namentliche Nennung (in aggregierter Form) berichtet. Geldwerte Vorteile, die im Zusammenhang mit Forschung und Entwicklung stehen, werden in jedem Fall ohne namentliche Nennung (in aggregierter Form) berichtet. Um unsere Verpflichtungen erfüllen zu können, wird von der Bayer AG, Leverkusen, Deutschland, ein zentrales System geführt, in dem alle geldwerten Leistungen/Honorare von Bayer und von Bayer beauftragten Dritten an Angehörige der Fachkreise verzeichnet werden. Darüber hinaus werden wir Ihre personenbezogenen Daten mit vergleichbaren, öffentlich verfügbaren Daten, die von anderen pharmazeutischen Unternehmen offengelegt wurden, abgleichen; dies umfasst eine Analyse der Einwilligungsquote in Bezug auf Wettbewerber, Therapiegebiet sowie Gesamtbetrag und Art der Zuwendungen und soll die Vermeidung unangemessener Zahlungen und die ethisch angemessene Zusammenarbeit mit Angehörigen der Fachkreise ermöglichen.
f. Pharmakovigilanz und (wissenschaftliche) Studien
Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf allfällige Meldungen zu unerwünschten Ereignissen sowie im Zusammenhang mit (wissenschaftlichen) Studien, an denen Sie teilnehmen (zB als Prüfarzt), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten bzw. die von Ihnen in diesem Zusammenhang erteilten Angaben. Wenn Sie Mitglied eines Studienteams sind, schließt dies Angaben zu Ihrer Mitwirkung an der Studie, Aufzeichnungen über Schulungen, Informationen und Ergebnisse aus Audits, die die Studie und/oder das Prüfzentrum betreffen und Angaben aus Financial Disclosure Forms ein. Wir verarbeiten diese Angaben zur Durchführung und Auswertung der Studie, zur Erfüllung regulatorischer und rechtlicher Anforderungen und für Aktivitäten im Bereich des Prüfzentrums-Managements.
g. Bestell- und Zahlungsabwicklung
Wenn Sie eine Bestellung bei uns aufgeben, verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Zahlungsinformationen, um Ihre Bestellung zu bearbeiten, den Versand an Sie zu organisieren, Ihnen Rechnung zu legen und Ihre Zahlungen automatisiert zuzuordnen. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist der Abschluss und die Erfüllung des Kaufvertrages für die bestellten Waren oder Dienstleistungen. Wenn Sie sich für die Zahlung auf Rechnung entscheiden, führen wir zur Wahrung berechtigter Interessen von Bayer eine Kreditprüfung durch, um uns vor Zahlungsausfällen zu schützen.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten bzw. jene Ihrer Mitarbeiter, mit denen wir in Kontakt stehen, für die bereits genannten Zwecke und in den folgenden Fällen an Dritte weiter bzw. bieten diesen Zugriff darauf:
a. Wir arbeiten mit spezialisierten Unternehmen zusammen, die uns dabei helfen, unsere Produkte und Leistungen anzubieten (zB Druckereien oder Marketingagenturen für personalisierte Aussendungen, IT-Dienstleister, Cloud Service Provider, Call Center etc). Diese Leistungsanbieter werden von uns sorgfältig ausgewählt und unterliegen einer regelmäßigen Kontrolle. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Anbieter, die auf der jeweiligen Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung beruht, findet nur auf unsere Anweisung und unter strikter Einhaltung unserer Richtlinien statt.
b. Ihre oben genannten personenbezogenen Daten werden uU an (andere) Bayer-Partner (zB Logistik- und Zustellpartner, Reisebüros/Hotels/Transportmittelunternehmen, unabhängige Marktforschungsinstitute wie oben in Abschnitt 1.b beschrieben, unsere Datenanbieter wie oben in Abschnitt 1.a beschrieben, um Ihre Daten stets aktuell und korrekt zu halten) oder an andere Bayer-Konzerngesellschaften (abrufbar unter: www.bayer.com/en/bayer-worldwide.aspx) weitergegeben. Dies ist der Fall, wenn diese Partner oder Konzerngesellschaften bei der Bereitstellung/Vermarktung von Produkten/Leistungen oder Mitteilungen an Sie oder zu sonstigen in Punkt 1. genannten Zwecken beteiligt werden (müssen) und/oder dies zur Vertragserfüllung und/oder zur Wahrung berechtigter Interessen von Bayer erforderlich ist.
c. Wenn es aufgrund rechtlicher Vorgaben (zB Meldepflichten) oder aufgrund unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, kann es sein, dass wir Daten allenfalls an Behörden, Ethikkommissionen, öffentliche Register/Datenbanken für wissenschaftliche Studien und sonstige öffentliche Einrichtungen weitergeben.
d. Im Falle der Vorbereitung, des Abschlusses und/oder der Durchführung der Übertragung eines Geschäftsbereiches an Bayer-Konzerngesellschaften und/oder an (potentielle) Nachfolger/Dritte; dasselbe gilt für Kooperation jeglicher Art.
e. Einige Ihrer Daten können auch an Länder außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt und dort verarbeitet werden. In diesen Ländern werden uU geringere Anforderungen an den Datenschutz gestellt als in europäischen Ländern. Wo immer erforderlich, stellen wir sicher, dass Ihre Daten ausreichend geschützt werden, so zB durch den Abschluss spezieller Vereinbarungen mit dem jeweiligen Datenimporteur. Sie können auf Anfrage eine Kopie zu den von uns (gegebenenfalls) getroffenen geeigneten Garantien erhalten.
Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie dies für die kontinuierliche Pflege der Kundenbeziehung mit Ihnen bzw. für die weiteren, oben genannten Zwecke erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten werden nach 2 Jahren Inaktivität automatisch 3 Jahre lang archiviert und dann gelöscht, es sei denn, eine andere Vorgehensweise ist aufgrund der oben genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben (zB gesetzliche Aufbewahrungspflichten, anwendbare Verjährungsfristen, aufgrund einer Vertragsvereinbarung oder bei einer drohenden Rechtsstreitigkeit).
Laut geltenden Datenschutzgesetzen stehen Ihnen im Allgemeinen die folgenden Rechte zu:
a. Auskunftsrecht bezüglich der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten über Sie
b. Recht auf Richtigstellung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
c. Widerspruchsrecht bezüglich einer Verarbeitung zur Wahrung berechtigter eigener Interessen, des öffentlichen Interesses oder aus Gründen des Profilings, es sei denn, wir können nachweisen, dass zwingende, berechtigte Gründe vorliegen, die über Ihren Interessen, Rechten und Ihrer Freiheit stehen oder dass diese Verarbeitung zum Zweck der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erfolgt. Bei Verarbeitung zu Direktmarketingzwecken haben Sie jederzeit ein Widerspruchsrecht.
d. Recht auf Datenübertragbarkeit
e. Recht der Anzeige oder Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde
f. Sie können Ihre Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit zukünftiger Wirkung widerrufen.
Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an die Datenschutz-Abteilung der Bayer Austria Ges.m.b.H., 1160 Wien, Herbststraße 6-10, Tel: 01/711 46 – 0, E-mail: datenschutz.austria@bayer.com
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformationen von Zeit zu Zeit zu aktualisieren. Aktualisierungen werden auf unseren Websites veröffentlicht und gelten ab ihrer Publikation.
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